5 najczęstszych błędów komunikacyjnych Kosior Karolina Zaprojectowana
Project management

5 Najczęstszych błędów w komunikacji

Czas czytania ok. 6 min.

Będzie banał. Komunikacja jest nieodzownym elementem życia. Żeby móc normalnie funkcjonować komunikują się między sobą wszyscy. Ludzie, zwierzęta, drzewa, rzeczy i bakterie. Wszyscy i wszystko się komunikuje.

Moglibyście teraz pomyśleć, że jak to bakterie się komunikują? Przecież, przecież, przecież to to to bakterie!
A jednak.
Robią to.
Znacie zasadę 3 sekund? No właśnie. Więc jak coś upada nam na ziemię, to bakterie muszą się ze sobą komunikować i odliczają do 3 zanim podbiegną do rzeczy, która upadła. Nie ma innej opcji. Do 3 liczą i koniec. W dodatku, kiedy coś spada to ostrzegają siebie nawzajem, że coś leci i opuszczają miejsce, na które spada. Dzięki temu miejsce to staje się sterylne i czyste jak czystość. Tak jest. Nie kłamię. Byłam tam. Widziałam to. To szczera prawda jest.

Niestety często komunikacja zawodzi i nagle okazuje się, że jedna bakteria nie zrozumiała, że ma czekać aż kierownik akcji policzy do 3. Myślała, że ma być na miejscu i dopiero na miejscu liczyć do trzech. Wtedy dochodzi do tragedii. Bo jak zjemy taką rzecz, na którą wskoczyła bakteria, która nie zrozumiała komunikatu masz czekać, aż doliczymy do 3, to nagle budzimy się w środku nocy z silnymi bólami brzucha, i w toalecie oglądamy kolejne kręgi piekielne, a na końcu podajemy sobie rękę z Dantem jak ze znanym nam dobrze ziomeczkiem.

Jak sami widzicie, błąd komunikacyjny/złe zrozumienie komunikatu może mieć srogie konsekwencje. Bardzo srogie. Kto przeżył ten wie. A to niby tylko jedna bakteria. I nawet taka jedna bakteria potrafi wywołać lawinę.

Dlatego też dzisiaj chciałabym wam opisać najczęściej spotykane błędy komunikacyjne i krótkie, najprostsze sposoby jak ich uniknąć.

1. Niejasny komunikat

Kiedy kierownik przychodzi do pracy i mówi na forum trzeba załatwić wystawę i zostawia nas z tym jednym zdaniem, to jest to komunikat niejasny. Nie zawiera najważniejszych informacji niezbędnych do jego wykonania. Właściwie nie zawiera żadnych informacji. I jest skierowany w eter. Do wszystkich. Czyli do nikogo.
Jaką wystawę? Gdzie? Kto ma zorganizować? Dla kogo? Wystawę psów rasowych kundelków? Chleba wypiekanego codziennie rano specjalnie dla nas przez lokalnych piekarzy? Dzieł sztuki? Kto ma zorganizować?
Kiedy tak coś zlecamy ryzykujemy, że zadanie zostanie wykonane nie tak jakbyśmy chcieli. Albo że w ogóle nie zostanie wykonane, bo nie wiadomo kto ma się za nie zabrać.

Rozwiązanie
Mów jasno i klarownie. Używaj prostego słownictwa i opieraj się na konkretach. Podaj jak najwięcej niezbędnych do wykonania zadania informacji w jak najprostszy i najkrótszy możliwy sposób.
Kieruj komunikat do konkretnych osób. Przydzielaj zadania mówiąc do pracowników po imieniu.

 

5 najczęstszych błędów w komunikacji Kosior Karolina Zaprojectowana

 

2. Przekonanie o tym, że wszyscy wiedzą o co chodzi

Nauczyciel tłumaczy zadanie do wykonania. Ale zapomina przy tym, że jednego z jego elementów nie tłumaczył na żadnych zajęciach. Znane? Mi się zdarzało nie raz. Szczególnie na lekcjach fizyki. Której nie dość, że nie umiałam, to jeszcze musiałam robić zadania wytłumaczone połowicznie. Dalej nie wiem jak ją zdałam.
Przy czym nauczyciel nie dopuszcza do siebie myśli, że któryś z uczniów mógł na przykład opuścić jakąś lekcję, albo być po prostu większym cielaczkiem niż inni i potrzebuje więcej informacji. Po to są podręczniki i koledzy, żeby wszystko zawsze umieć, prawda? Oczywiste to. W związku z tym nauczyciel podaje zadanie i zostawia uczniów z nim sam na sam. Nie pyta, czy wszyscy zrozumieli. Albo robi to w taki sposób, że potem wszyscy siedzą, patrzą się na siebie i nie wiedzą, czy mogą zapytać o co chodzi, bo boją się, że wyjdą na nieuków.

Rozwiązanie
Na zakończenie swojej wypowiedzi upewnij się, że wszyscy zrozumieli to, co im powiedziałaś. Ale nie rób tego w autorytarny sposób słynnym czy wszystko jasne? zabarwionym dodatkowo nutką no no, dalej… kto zada głupsze pytanie. Pójdź o krok dalej. Zapytaj się, czy są jakieś pytania odnośnie tego, co teraz powiedziałam? Czy tam użyj jakiegoś innego sformułowania, ale zwracając przy tym uwagę na to, jak mówisz/intonujesz.

 

3. Co innego mówię, a co innego mówi moje ciało

Ponad 80% komunikatu przekazywanego jest drogą niewerbalną.* Ludzie w pierwszej kolejności zwracają uwagę na ton głosu, postawę, sposób patrzenia, gestykulację, a dopiero później na to, co mówimy. Jak? jest ważniejsze od Co?

Rozwiązanie
Nie ma na to złotego środka. Nie jesteśmy w stanie w 100% zapanować nad swoimi gestami. (Dzięki Kosior za rady. Super. Naprawdę. Pomogłaś.) W szczególności nad mimiką twarzy. Jedyne rozwiązanie brzmi: trzeba myśleć i pilnować swojego ciała. Jeżeli będziesz myśleć o tym, żeby twoje gesty i postawa przekazywały ten sam komunikat, co głos, to redukujesz do minimum ryzyko, że ktoś cię źle zrozumie.

 

4. Formułowanie komunikatów w sposób negatywny

Kiedy powiemy komuś nie stresuj się to musielibyśmy być naprawdę naiwni wierząc w to, że ta osoba faktycznie przestanie się denerwować. Wypowiadając taki komunikat otrzymamy wręcz odwrotny skutek. Jest tak dlatego, że taka osoba zostanie nakierowana na myślenie o tym czym jest stres i czym się u niego objawia żeby móc dopiero później skupić się na tym jak go zredukować. Więc najpierw jeszcze bardziej się zdenerwuje, a później będzie myśleć o tym, że jeszcze bardziej się zdenerwowała.

Rozwiązanie
W takiej sytuacji trzeba skupić uwagę danej osoby na tym, co ma robić, a nie czego nie robić. Lepiej jest więc powiedzieć uspokój się, rozluźnij się, oddychaj głęboko niż nie stresuj się. Ale kiedy już niestety powiemy nie stresuj się to wtedy pozostaje nam tylko znalezienie alternatywy np. Nie stresuj się, chodź popatrz jakie małe kaczuszki. Jak myślisz, ile chleba musiałyby zjeść żeby wybuchnąć?

 

5 najczęstszych błędów w komunikacji Kosior Karolina Zaprojectowana

 

5. Komunikowanie jednostronne

Czyli komunikowanie autorytarne, które sprawdza się tylko w wojsku i szpitalach. Ale niestety często stosowane jest również w codziennym życiu pracowniczym.
Najczęściej z tego rodzaju komunikatem spotkałam się w sytuacji, kiedy kierownik dawał negatywny feedback. Następował wtedy zazwyczaj słowotok, w którym wymieniane były wszystkie złe rzeczy, których pracownik się dopuścił. Przy tym ten pracownik nie miał możliwości obrony, ponieważ nie został dopuszczony do głosu. Nikt na koniec nie pytał się go czy ma coś do powiedzenia. Pozostawał niesmak i poczucie „zeszmacenia”.
Ale. Ale. Nie dotyczy to tylko negatywnych aspektów wypowiedzi. Czasami gadka motywacyjna, do której nie możemy się odnieść i wypowiedzieć swoich obaw lub dopowiedzieć, że z czegoś konkretnego bardziej się cieszymy, również może być demotywująca i doprowadzić do problemów.

Rozwiązanie
Trzeba pamiętać o tym, że chociaż jesteśmy na różnych stanowiskach, czy w różnych miejscach w hierarchii społecznej, to zawsze każda osoba ma prawo do wypowiedzenia swojego zdania lub linii obrony. Ja czasami też wpadałam w taki słowotok, czy to pozytywny, czy negatywny. I bardzo ciężko było mi się tego pozbyć. Ale da się. Znalazłam na to swój sposób – na początku wypowiedzi proszę o to, żeby nikt mi nie przerywał w trakcie, bo jak skończę, to każdy będzie mógł się odnieść do tego, co mówię i będzie miał na wypowiedzenie swojego zdania tyle czasu ile będzie potrzebował.

 

Powyższe błędy komunikacyjne spotykamy na co dzień w różnych sytuacjach. Czy to pracowniczych, czy domowych. Nie da się ich w 100% wyeliminować z naszego życia. Wystarczy, że będziemy mieć gorszy dzień, będziemy chorzy, lub zwyczajnie zmęczeni i już zaczniemy wysyłać inne sygnały niż te, które faktycznie chcielibyśmy przekazać. Wystarczy, że zdenerwuje nas ktoś w pracy, a w domu przy najdrobniejszym niepowodzeniu zostaniemy striggerowani tak, że zaraz negatywny słowotok i wymienienie wszystkich swoich wad usłyszy pierwsza żywa istota, która się nam napatoczy. A jak nie będzie nikogo żywego, to czasami może oberwać nawet papier toaletowy.

Ale kiedy jesteśmy ich świadomi to dobra nasza! Dzięki temu możemy łatwiej je rozpoznawać i zapobiegać ich zaistnieniu. Albo. Z czasem nawet doprowadzić do tego, że w ogóle nie będziemy ich popełniać.
Just kiddin’.
You can’t.

 

*Nie mówię, że jesteś w stanie porozumieć się z całym światem, nawet jak nie znasz żadnego języka, tylko za pomocą mowy ciała. Chodzi mi o przekaz emocjonalny tego, co mówisz.

11 komentarzy

  • mamaimuzyka

    Myślę, że nasze umiejętności komunikacyjne często weryfikują dzieci. Mam rocznego synka i bardzo bym chciała nie wysyłać mu cały czas komunikatów negatywnych, ale już teraz wiem, że to będzie bardzo trudne. (nie idź tam, nie ruszaj, nie jedz tego… – można tak bez końca). Ale dobrze mieć świadomość tych błędów i starać się je naprawiać. 🙂
    BTW bardzo spodobała mi się wizja tych bakterii liczących do trzech… 🙂

    • zaprojectowana

      Nie znam się na dzieciach za dobrze, ale wiem, że jak czasami nie powie się im dobitnie ‚nie rób tego Zbyszek!’ to nic nie zadziała. Przy czym jestem zwolenniczką tłumaczenia ‚dlaczego’ ma tego nie robić, niezależnie od wieku 🙂 myślę że dzięki temu nawet jak komunikat jest negatywny, to można coś więcej ugrać 😀 no chyba, że młody jest charakterny hahahaha to wtedy negatywny komunikat może prowadzić do robienia na przekór. 😀 A jak Twój syn reaguje na takie ‚nie rób’? Jest przekorny, czy raczej się poddaje i słucha 😀

      • mamaimuzyka

        Na razie mój synek jest jeszcze za mało kumaty, żeby zrozumieć co do niego mówię. Bardziej ton głosu ma dla niego znaczenie. 🙂 Więc ja tak sobie już rozważam na przyszłość. I jasne, że negatywnych komunikatów się nie uniknie, ale pewnie chociaż część można wyeliminować. Mam nadzieję, że uda mi się też tłumaczyć dlaczego, bo sama jestem uczulona na „nie, bo nie!”. :p

  • Dominika - Head Divided

    Oj, czuję, że to mi się przyda! Sama zauważyłam, że najczęściej kłócę się z innymi właśnie przez te błędy w komunikacji – u mnie jest to zwłaszcza pkt 2, bo wydaje mi się, że wszyscy rozumieją o co mi chodzi, a potem okazuje się, że wcale nie. Powoli uczę się też nieużywania negatywnych komunikatów, ale czuję, że przede mną jeszcze dłuuuuuuga droga.
    Fajnie napisane i co najważniejsze – to nie tylko błędy, ale sposoby ich naprawy. Dziękuję! 🙂

    • zaprojectowana

      Negatywne komunikaty to ciężki temat, bo mamy z nimi do czynienia właściwie wszędzie. A w szkole to już nagminnie. „Nie pisz tak. Nie rób tego. Nie bij kolegów” itd. Ale wierzę, że da się je zredukować bardzo mocno 😀

  • Karolina

    Moja jest dwójka! Często chciałabym powiedzieć tylko jedno słowo i żeby reszta świata się domyśliła, o co mi chodzi. Na szczęście – tak jak napisałaś – jest świadomość, jest dobrze. Super wpis. Dzięki <3

  • Magdalena Kopała

    Wpis – rewelacyjny. Za odwołanie do mojej ukochanej Boskiej Komedii – wielki uścisk. Teraz mam hopla na punkcie negatywnych komunikatów – staram się tłumaczyć rodzinie, dlaczego mówienie do naszego najmłodszego narybku NIE biegaj, NIE ruszaj, NIE dotykaj, NIE wstawaj, NIE… po prostu się nam wszystkim nie opłaca 😛

    • zaprojectowana

      Jak namawianie do unikania negatywnych komunikatów nie działa, to zawsze można spróbować ich przekonać, żeby przynajmniej tłumaczyli DLACZEGO czegoś zabraniają 😀 Bo nie, bo nie to już jest najgorzej z najgorzej 😉

  • Maria Puchała

    Pamiętam, jak w trakcie szkoły trenerów biznesu mieliśmy moduł z komunikacji. Miałam wrażenie, że otwarły się wtedy przede mną jakieś nieznane dotąd drzwi 😀 Pracując jako kierownik sklepu, staram się rozprawić z punktem piątym i pokazać, że można dawać dobry feedback. Zamiast „na dywaniku u szefowej” jest partnerska rozmowa 🙂 Szlifowanie swoich umiejętności komunikacyjnych zdecydowanie pomaga i prywatnie i zawodowo 🙂

    • zaprojectowana

      Oj tak! Też byłam kierownikiem w sklepie i feedbackowałam swoich pracowników dosyć często, co ich bardzo dziwiło, bo poprzedni kierownik tylko się do nich rzucał. To bardzo dużo uczy. Myślę, że przede wszystkim pokory i zrozumienia drugiej strony. Mam nadzieję, ze coraz więcej osób będzie się ogarniało w tym temacie, szczególnie na stanowiskach kierowniczych, bo aż mi uszy krwawią jak ktoś myśli, że wszystkie rozumy pozjadał, a komunikować się nie potrafi na najbardziej podstawowych poziomach. 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.